Dalam kegiatan perusahaan, salah satu kegiatan rutin yang harus dilakukan adalah perhitungan jumlah barang di gudang. Kegiatan ini membutuhkan upaya besar bagi pelaku bisnis terutama jika mereka masih bekerja pada pencatatan barang secara manual.
Untuk alasan ini, memahami pengertian stock opname, manfaat dan prosesnya dapat membuat bisnis berjalan dengan lancar.
Pengertian Stock Opname
Stock opname adalah aktivitas perhitungan jumlah stock barang atau produk yang menumpuk di gudang atau di toko sebelum barang tersebut dijual kepada pelanggan.
Selain itu dapat juga diartikan sebagai salah satu teknik monitoring item dalam suatu perusahaan untuk mengontrol kompatibilitas antara jumlah stock barang fisik dan catatan pembukuan atau data di komputer.
Karena jika seseorang melakukan kesalahan dalam menentukan jumlah produk, maka secara otomatis akan mempengaruhi jumlah produk itu sendiri. Apalagi ketika produk akan dijual.
Kegiatan inventarisasi barang sangat menguras waktu ketika dilakukan dengan proses manual. Karena manajemen atau petugas auditor harus memeriksa langsung ke gudang untuk mengetahui jumlah barang dengan benar.
Tetapi untuk saat ini aktivitas penghitungan barang ini lebih mudah. Apalagi sekarang telah didukung oleh teknologi canggih yang dapat mendukung aktivitas menghitung barang ini, yaitu menggunakan barcode.
Barcode adalah diagram bar yang dilengkapi dengan kode angka yang menandakan jenis dan harga barang. Meskipun ada barang serupa tetapi pasti akan menjadi kode barcode yang berbeda untuk setiap item.
Barcode diyakini mudah dan akurat dalam membantu mengurangi kesalahan perekaman dan perhitungan barang.
Dari survei dan penelitian yang telah dilakukan menyatakan bahwa inventarisasi barang dengan sistem barcode mampu meminimalkan terjadinya kesalahan pencatatan, termasuk juga perhitungan.
Kenapa Melaksanakan Stock Opname?
Pertanyaan selanjutnya setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan stock opname adalah mengapa hanya kegiatan ini yang cocok ketika memeriksa ketersediaan barang?
Kegiatan perhitungan barang dilakukan untuk mengetahui dengan tepat dan benar tentang inventaris barang dalam catatan pembukuan dan barang-barang di gudang.
Perhitungan jumlah item di gudang berfungsi untuk menemukan kebenaran dan keakuratan catatan pembukuan perusahaan tentang jumlah barang yang ada. Dengan memastikan jumlah barang di gudang, manajemen dapat melakukan perhitungan secara akurat dan menentukan berapa banyak item yang perlu diproduksi sehingga mereka masih dapat memenuhi permintaan pasar.
Jika lebih banyak item ditemukan daripada yang ditulis dalam pencatatan barang, maka periksa ulang, apakah ada kemungkinan transaksi yang belum dicatat atau kesalahan dalam pencatatan.
Apa manfaat Stock Opname?
Selain untuk mencatat stock barang di gudang, ternyata penghitungan stock juga memiliki manfaat lain, yaitu sebagai berikut:
- Dapat mengetahui stock barang di gudang, apakah sesuai dengan catatan pembukuan yang dilaporkan.
- Dapat menindaklanjuti segera jika ada item yang hilang atau rusak sehingga tidak ada kekosongan.
- Sebagai perbandingan stock barang tahun lalu atau data pada perusahaan serupa sehingga dapat menganalisis kemajuan perusahaan.
- Dapat mengetahui arus masuk dan keluar.
- Dapat mengetahui kondisi stock di gudang atau di toko secara akurat.
- Dengan keakuratan data inventory, perusahaan juga dapat memantau ketersediaan barang di gudang, apa saja barang-barang yang pergerakan nya cepat, sehingga tidak terjadi penumpukan barang atau dikenal sebagai dead stock.
Apa Tujuan Stock Opname?
Setelah mengetahui maksud dan manfaatnya maka pertanyaan berikutnya, apakah tujuan stock opname?
Tujuan stock opname adalah mengetahui dengan tepat dan akurat mengenai persediaan barang dalam pembukuan dan yang ada di gudang memiliki jumlah yang sama atau bahkan ada perbedaan lebih atau kurangnya barang.
Perhitungan jumlah item yang akurat akan memberikan kemudahan terhadap pengaturan keluar-masuk barang ke gudang. Jika ada perbedaan antara catatan dan jumlah stock barang berarti ada kesalahan penghitungan, maka petugas yang ditunjuk untuk melakukan inventarisasi barang adalah petugas auditor khusus yang memeriksa apakah ada kemungkinan transaksi yang belum direkam atau kesalahan saat mencatat.
Kapan Melaksanakan Stock Opname?
Secara umum, inventarisasi barang dilakukan pada akhir tahun atau bahkan setiap akhir bulan, tergantung pada kebijakan perusahaan. Sedangkan periode optimal bagi perusahaan untuk melakukan stock opname adalah sebagai berikut:
1. Periode Harian
Pada dasarnya waktu untuk melaksanakan inventarisasi barang tergantung pada kebutuhan. Untuk perusahaan yang melakukannya setiap hari biasanya memiliki jenis produk yang cepat habis dan memiliki kedaluwarsa yang rendah seperti makanan dan minuman
2. Periode Bulanan
Biasanya waktu yang diambil adalah 3 bulan (kuartal), 6 bulan (semester) atau bahkan 12 bulan (setahun). Perusahaan dapat menentukan periode melaksanakan inventarisasi barang sesuai dengan tingkat kebutuhan dan kemampuan untuk melakukannya.
3. Periode berdasarkan peristiwa atau event
Berdasarkan waktu-waktu tertentu yang diperlukan, misalnya ada force majeure yang menyebabkan harus verifikasi stock. Ada juga acara khusus yang menyebabkan lalu lintas masuk dan keluar dari stock barang cukup tinggi seperti promo liburan, Harbolnas dan sebagainya.
Bagaimana Proses Melaksanakan Stock Opname?
- Periksa untuk memastikan semua transaksi barang telah dicatat masuk ke dalam system
- Cetak semua stock dalam program yang akan digunakan sebagai pedoman untuk analisis
- Memberikan hasil cetak ke bagian akuntansi
- Inventarisasi barang dilakukan dengan memberikan stiker atau semacam penanda pada barang yang sudah dihitung
- Hasil perhitungan diserahkan ke tim input data digital
- Lakukan analisis antara data dalam program (digital) dengan hasil penghitungan stock manual
- Berikan hasil pemeriksaan kepada bagian accounting agar dilakukan sikronisasi data stock barang perusahaan.
- Jika sudah sampai pada tahap ini, maka proses penghitungan stock barang-barang di gudang dengan cara stock opname adalah telah selesai. Kegiatan berikutnya mencari solusi jika ada perbedaan antara jumlah item dalam program dengan stock item yang dihitung secara manual.
Untuk kemudahan Anda dalam mengelola inventaris barang, Anda juga bisa menggunakan aplikasi Mekari untuk mobile device yang memiliki fitur inventory lengkap.
Buat Laporan Penjualan dan Stock Barang Jadi Lebih Mudah dengan Mekari
Dengan menggunakan aplikasi stock barang masuk dan keluar khususnya pada aplikasi manajemen stock barang di Jurnal by Mekari, maka Anda akan mendapatkan beberapa keuntungan sebagai berikut:
- Mendapatkan Pemberitahuan dan Kalkulasi Persediaan Barang Secara Langsung. Dengan fitur notifikasi pada aplikasi jurnal stock barang, Anda akan langsung mendapatkan update informasi mengenai kalkulasi persediaan barang yang ada.
- Melacak Penjualan Produk Terbanyak. Keuntungan kedua yang bisa didapatkan bila menggunakan aplikasi jurnal stock barang adalah Anda dapat melacak penjualan terbanyak dari setiap produk secara otomatis.
- Mempermudah Stock Opname.
- Mengimpor Data Persediaan Dalam Jumlah Besar.
- Penggunaan software akuntansi terbaik seperti Jurnal akan mempermudah Anda dalam mengelola dan membuat laporan stock barang bagi bisnis Anda.
Silakan download dan coba aplikasi Jurnal secara FREE atau GRATIS selama 14 hari untuk membuat laporan penjualan dan stock barang!
Nah, demikianlah penjelasan tentang pengertian, cara pembuatan, dan tips-tips membuat dan download form laporan stock barang dan penjualan yang mana bisa Anda manfaatkan juga dengan download gratis aplikasi free yaitu Jurnal.
Semoga informasi tersebut bermanfaat untuk Anda.